Agenti AI, il dipendente digitale

In azienda c’è chi passa mezza giornata a fare un lavoro che potrebbe fare una macchina.

Le email che arrivano tutte uguali e a cui si risponde tutte uguali. Le bolle da controllare una per una. I documenti da cui bisogna tirare fuori tre numeri e metterli da un’altra parte. La ricerca di un ordine di sei mesi fa.

Nessuno di questi lavori richiede di ragionare. Vanno solo fatti, e qualcuno li fa: di solito la persona più brava che hai, che intanto non fa il lavoro per cui l’hai assunta.

Raccontaci che lavoro vi mangia le giornate

Mezz’ora, e se non c’è niente da fare te lo diciamo.

Cos’è

Pensalo come un dipendente in più, che però sta nel computer.

Non ha bisogno di una scrivania, non va in ferie e non si stanca. Per il resto lo tratti come tratteresti una persona nuova: gli spieghi cosa deve fare, a parole, e lui lo fa.

Gli scrivi “guarda queste bolle e dimmi quali non tornano con l’ordine”, e lui le guarda. Non ci sono bottoni da imparare e non c’è un manuale da studiare: si parla e basta.

Come una persona nuova, all’inizio va istruito. Gli si fanno vedere i tuoi documenti, le tue regole, il modo in cui volete che le cose siano fatte. Quella parte la facciamo noi, ed è il lavoro vero: un agente senza il tuo materiale dentro risponde bene e non sa niente della tua azienda.

La differenza con l’automazione di cui parliamo nell’altra pagina è questa:

Un’automazione	Un agente AI
fa sempre lo stesso passaggio, uguale	guarda cosa trova e decide cosa fare
gliela imposti una volta e va	ci parli, e cambi idea quando vuoi
serve quando il lavoro è sempre identico	serve quando il lavoro è simile ma mai uguale

Se il tuo lavoro è sempre identico, ti serve un’automazione, e costa meno. Se cambia ogni volta un po’, lì serve un agente.

A chi serve

Serve alle aziende dove qualcuno risponde alle email.

Non è una battuta. È il vero requisito.

Un agente lavora dentro un’organizzazione: legge quello che le arriva, prepara qualcosa, lo passa a una persona. Se in azienda tutto passa dalla testa del titolare e non c’è niente di scritto, non c’è niente su cui farlo lavorare.

Serve a te se:

c’è almeno una persona che passa ore su un lavoro ripetitivo di ufficio
le cose sono scritte da qualche parte: email, documenti, file, un gestionale
c’è qualcuno che lo userebbe davvero, oltre a te

Non serve a te se speri che un programma metta ordine dove oggi ordine non ce n’è. Quello non lo fa, e chi te lo dice ti sta vendendo qualcosa.

Mettiamolo in chiaro

Non serve a mandare via nessuno.

È la prima cosa che pensa chiunque quando sente parlare di intelligenza artificiale, ed è giusto chiederselo. Quindi rispondiamo prima che ce lo chieda tu.

E non lo pensi solo tu: in Italia appena due lavoratori su dieci si sentono al sicuro dal rischio che il proprio lavoro venga eliminato. Se lo chiedono i tuoi dipendenti, e prima o poi qualcuno te lo chiederà in faccia.

In un’azienda come la tua non c’è personale in eccesso. Semmai il contrario: c’è una persona che fa tre lavori, e due di quei tre non sono quello per cui l’hai assunta.

Noi togliamo di mezzo il lavoro che nessuno vorrebbe fare — ricopiare, controllare a mano, cercare in tre posti, riscrivere la stessa email per la centesima volta. Quello che resta è il lavoro vero: decidere, parlare con i clienti, controllare che le cose siano fatte bene.

E c’è una ragione pratica, non solo una questione di principio: un agente prepara, ma l’ultima parola resta a una persona. Se in azienda non c’è nessuno che controlla quello che esce, l’agente non lo costruiamo proprio — perché senza quel controllo prima o poi combina un guaio, e il guaio è tuo.

Le persone servono. Servono a fare le cose che una macchina non sa fare, e quelle sono esattamente le cose per cui i clienti ti pagano.

Se non fai niente

Non succede niente di grave. Succede solo che tutto esce più tardi.

Nessuna azienda si ferma per il lavoro ripetitivo: rallenta. Il preventivo esce due giorni dopo. La risposta arriva domani invece che stamattina. Il controllo si fa “quando c’è tempo”, e quando non c’è tempo non si fa.

È un peggioramento che non si vede mai in un giorno preciso, e proprio per questo non lo affronta nessuno.

Poi un giorno assumi una persona in più, e quella persona la metti a fare esattamente quel lavoro lì.

Quel giorno hai deciso quanto vale il problema. Solo che l’hai deciso pagandolo.

Come funziona

Cominciamo da dove ci guadagni di più, e lo vedi funzionare mentre stiamo ancora lavorando.

Non serve rivoltare l’azienda per capire se conviene. Si prende il punto che oggi ti costa di più, si sistema quello, e il risultato lo tocchi con mano — non fra sei mesi a progetto finito.

Quanto tempo ci devi mettere tu: un’ora la prima volta, per raccontarci come lavorate. Poi mezz’ora ogni tanto per guardare cosa abbiamo fatto e dirci cosa non va. Il resto lo facciamo noi, e non ti chiediamo di preparare niente prima.

Guardiamo dove se ne va il tempo.

Ci racconti una giornata vera: chi fa cosa dalle otto alle sei, dove ci si blocca, cosa arriva sempre in ritardo. Non ti chiediamo “cosa vorresti automatizzare”, perché non è il tuo mestiere saperlo.

Scegliamo il punto dove ci guadagni di più.

Due cose lo decidono: dove perdi più ore e dove un errore ti costa caro — il prezzo fuori listino, la bolla sbagliata, la risposta che arriva tre giorni dopo e il cliente che nel frattempo ha chiamato un altro. Ti diciamo quale dei due conviene affrontare per primo, e perché.

Lo costruiamo con dentro il tuo materiale.

I tuoi listini, le tue email, le tue condizioni, il modo in cui volete che le cose siano fatte. È questa la differenza fra uno strumento che conosce la tua azienda e uno che risponde bene in generale e sbaglia sul tuo caso.

Lo proviamo sul lavoro vero, con chi dovrà usarlo.

Non in una dimostrazione: sulle pratiche di quella settimana, davanti a noi. Così si vede subito dove sbaglia, e si corregge prima che l’errore arrivi a un cliente.

Le prime settimane lo mettiamo a punto.

È quando vengono fuori i casi particolari: l’eccezione che capita solo da voi, il cliente storico che va trattato in un altro modo, la parola che nel vostro settore vuol dire un’altra cosa. Si sistema lì, sul lavoro di tutti i giorni.

E se il primo funziona, il secondo costa meno. Una volta che i tuoi documenti e le tue regole sono già dentro, il lavoro successivo parte da metà strada. Ma quello si decide dopo, guardando i risultati del primo — non adesso.

Cosa ci guadagni

Quattro cose, e si contano tutte.

Le ore che tornano

Prendi il lavoro che vuoi togliere di mezzo e conta quante ore a settimana ci vanno. Due ore fanno 96 ore l’anno: più di due settimane di lavoro pieno. Moltiplica per quanto ti costa un’ora di quella persona — stipendio, contributi, tutto — e hai la prima cifra.

Gli errori che non paghi più

È la voce che nessuno mette in conto e che spesso pesa di più delle ore. Un prezzo battuto fuori listino, una bolla sbagliata da rifare, un ordine evaso male, una scadenza saltata. Fai il conto di quante volte succede in un anno e di quanto ti è costata l’ultima. Un programma quelle distrazioni non le ha: fa sempre lo stesso controllo, anche il venerdì alle sette di sera.

La velocità con cui rispondi

Il preventivo che esce lo stesso giorno invece che tre giorni dopo non è una questione di ordine: è il cliente che nel frattempo non ha chiamato un altro. Nel nostro caso il preventivo è passato da un’ora abbondante di lavoro a dieci minuti di rilettura, e da due giorni di attesa a zero.

Le persone che non devi assumere

Non si tratta di mandare via chi c’è. Si tratta che quando il lavoro cresce, cresce anche il lavoro di ufficio — e prima o poi arrivi al punto in cui devi mettere una persona a fare esattamente quello. Quella persona costa da qui in avanti, tutti i mesi. Lo strumento lo paghi una volta.

Il conto lo facciamo prima, con i tuoi numeri. Ore, errori, tempi di risposta: te li mettiamo per iscritto prima di cominciare, così sai esattamente cosa stai recuperando. Se il conto non torna, te lo diciamo e finisce lì.

Uno che lavora davvero

Il primo lavoro noioso che abbiamo tolto di mezzo è stato il nostro.

Dopo una chiamata con un cliente nuovo, prima si faceva così: si riascoltavano gli appunti, si cercava di ricordare cosa aveva chiesto esattamente, si andava a prendere il listino, si scriveva il preventivo, si sistemava l’impaginazione, si preparava la mail. Un’ora abbondante, e a volte due giorni dopo.

Adesso lo fa un agente, e fa così:

Ascolta la registrazione della chiamata.

Tutta, non gli appunti presi di fretta mentre si parlava.

Capisce cosa ha chiesto davvero il cliente.

E lo confronta con il listino, che conosce perché gliel’abbiamo dato noi.

Prepara il preventivo, con la nostra carta intestata.

Scrive anche la mail di accompagnamento, con il preventivo già allegato.

E poi si ferma.

Non manda niente. Resta lì, pronta da rileggere: chi decide se e cosa mandare è una persona, sempre.

Il preventivo esce lo stesso giorno invece che due giorni dopo. E chi lo firma non ha passato un’ora a impaginare: ha passato dieci minuti a rileggerlo.

Non va tutto liscio sempre. Ogni tanto capisce male una richiesta, o mette una voce che non c’entra. Per questo l’ultimo passaggio è sempre di una persona — e per questo l’agente prepara, ma non manda.

Quello che proponiamo, prima lo facciamo funzionare su di noi.

È il motivo per cui sappiamo di cosa parliamo quando ne parliamo con te.

Il primo passo

Contattaci, e capiamo che lavoro conviene toglierti di mezzo per primo.

Ci racconti come vanno le giornate e dove si perde tempo. Il resto lo guardiamo noi.

Scrivici su WhatsApp

351 7657957 — rispondiamo noi. Nessun modulo da compilare.

Le domande vere

Quello che ci chiedono davvero.

“Perde il posto qualcuno?”

Nelle aziende come la tua, no: nessuno ha personale in eccesso. Quello che cambia è cosa fa quella persona — smette di ricopiare e comincia a controllare. E il controllo lo deve fare una persona, sempre.

“E se sbaglia?”

Sbaglia, come sbaglia una persona. Per questo lo costruiamo in modo che prepari e non che mandi: la risposta la scrive lui, ma esce solo dopo che l’hai vista tu. Le cose che escono da sole sono solo quelle dove un errore non fa danno.

“I miei dati li vedete voi? Finiscono in giro?”

I tuoi documenti restano tuoi. Ti diciamo prima di partire dove passano i dati e cosa resta dove: se non ti va bene, si costruisce diversamente o non si fa.

“Ho sentito che l’intelligenza artificiale si inventa le cose.”

Vero, e succede quando le chiedi cose che non sa. Per questo un agente lo costruiamo sui tuoi documenti: gli diamo da leggere il tuo materiale, e gli facciamo dire “questo non lo so” invece di inventare. È una parte del lavoro, non un dettaglio.

“Non ho nessuno in azienda capace di gestirlo.”

È il motivo numero uno per cui in Italia le aziende come la tua si fermano: sei su dieci di quelle che ci hanno pensato hanno rinunciato per questo, non per i costi. La risposta è che non serve che qualcuno lo gestisca: se una cosa richiede una persona dedicata, l’abbiamo costruita male. Deve funzionare come funziona WhatsApp.

“E per legge, si può fare?”

Quasi la metà delle aziende che ci hanno pensato si è fermata anche per questo. Prima di partire ti diciamo per iscritto dove passano i tuoi dati e cosa resta dove. Se una cosa non si può fare, non te la proponiamo — e se ci sono adempimenti da mettere in ordine, te li diciamo prima, non dopo.

“Devo comprare computer nuovi?”

Quasi mai. A volte serve un computerino dedicato da due o trecento euro, che resta in azienda tua: quando serve te lo diciamo prima, e non è compreso nel prezzo.

Facciamo tre cose, e questa è una. Vedi anche le altre due.

Raccontaci una giornata in ufficio.

Il lavoro da togliere lo troviamo noi. Mezz’ora al telefono, e hai capito se ha senso.